Trois dates ponctuent l'histoire de la documentation hypothécaire :

• 1673 (la publicité des hypothèques est rendue obligatoire),
• 1799 (organisation des conservations ou bureaux, des hypothèques, remaniées en 1859 et en 1900),
• 1855 (loi sur la publicité foncière).

L’hypothèque est un droit accordé à un créancier sur un bien immobilier en garantie d’une dette. Peuvent être hypothéqués différents droits immobiliers (propriété, usufruit, nue-propriété). En cas de défaillance du débiteur, l’hypothèque est réalisée : le droit est saisi puis vendu par voie judiciaire.

L’hypothèque fait l’objet d’un enregistrement sur un registre officiel. On trouve deux grandes catégories de registres :
Les registres d’ordre : ils sont destinés à faciliter les recherches du conservateur des hypothèques et par conséquent de tout chercheur (sous-séries 4Q1 à 4Q3) :

• répertoires des formalités hypothécaires (sous-série 4Q3) : chaque individu (débiteur, vendeur, acquéreur, donataire) désigné dans un acte se voit ouvrir un compte (ou case) dans lequel figurent d’une part les références des formalités, de l’autre les références des inscriptions de créances ;
• tables alphabétiques (sous-série 4Q2) : indiquent, dans l’ordre alphabétique, les noms, prénoms, professions et domicile des personnes comparaissant aux actes ainsi que les n° des volumes et la case du répertoire auxquels elles renvoient ;
• registres indicateurs des tables alphabétiques (sous-série 4Q1) : permettent de vérifier qu’un nom patronymique est enregistré. Ils facilitent le repérage dans les tables et renvoient au(x) volume(s) des tables alphabétiques.
• registres de dépôts (sous-série 4Q6) : ordre chronologique des dépôts d’actes, de bordereaux,…

Les registres de formalités : inscriptions et transcriptions des actes dans l’ordre chronologique de leur « arrivée » à la conservation (sous-séries 4Q4 à 4Q7, DQ16) :

• transcription de mutations immobilières (cote DQ16/7075-9493 puis sous-série 4Q5) : copie intégrale d’actes notariés (y compris parfois actes sous seing privés) pour lesquels cette formalité est obligatoire (notamment acquisition ou vente d’un bien immobilier) ;

Les autres registres, moins utilisés pour les recherches, sont les registres de :

• transcription de saisies immobilières (cote DQ16/3516-3848 puis sous-série 4Q7) ;
• inscription des créances hypothécaires (cote DQ16/2419-2689 puis sous-série 4Q4)

 Les fonds conservés aux Archives départementales des Hauts-de-Seine ne recouvrent pas les strictes limites du département des Hauts-de-Seine.

L’ensemble des registres, si leur état le permet, est communicable. Les 4Q1 et 4Q2 sont numérisés et accessibles sur les postes informatiques de la salle de lecture. De plus, un inventaire des fonds est disponible en salle de lecture

Attention, les Archives départementales des Hauts-de-Seine conservent uniquement les archives hypothécaires provenant du bureau de l’ancien arrondissement de Sceaux (3e conservation ou bureau des hypothèques de la Seine) pour la période an VII / 1799-1900.

Le ressort de ce bureau couvrait :

• Les communes du sud du département des Hauts-de-Seine  : Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Issy-les-Moulineaux, Le Plessis-Robinson, Malakoff, Montrouge, Sceaux, Vanves ;
• 29 communes de l'actuel département du Val-de-Marne : Alfortville, Arcueil, Bonneuil-sur-Marne, Bry-sur-Marne, Champigny-sur-Marne, Charenton-le-Pont, Chevilly-Larue, Choisy-le-Roi, Créteil, Fontenay-sous-Bois, Fresnes, Gentilly, L'Hay-les-Roses, Ivry-sur-Seine, Joinville-le-Pont, Le Kremlin-Bicêtre, Maison-Alfort, Nogent-sur-Marne, Orly, Le Perreux-sur-Marne, Rungis, Saint-Mandé, Saint-Maur-des-Fossés, Saint-Maurice, Thiais, Villejuif, Villemomble, Vincennes, Vitry-sur-Seine. 
• La commune de Montreuil (aujourd’hui en Seine-Saint-Denis) ;
• Les 13^ème, 14^ème et 15^ème arrondissements de Paris pour la période 1860-1900 et les anciennes communes de Bercy, Grenelle, Vaugirard.

Pour les autres communes des Hauts-de-Seine :

• Les archives de l’ancien arrondissement de Versailles dont faisaient partie les communes de Chaville, Garches, Marne-la-Coquette, Meudon, Rueil-Malmaison, Saint-Cloud, Sèvres, Vaucresson, Ville-d’Avray sont conservées aux Archives départementales des Yvelines.
• Les archives de l’ancien arrondissement de la Seine-Saint-Denis  dont faisaient partie les communes d'Asnières-sur-Seine, Bois-Colombes, Boulogne-Billancourt, Clichy, Colombes, Courbevoie, Gennevilliers, La Garenne-Colombes, Levallois-Perret, Nanterre, Neuilly-sur-Seine, Puteaux, Suresnes, Villeneuve-la-Garenne sont conservées aux Archives départementales de Seine-Saint-Denis.

Pour la période 1901-1955 : s’adresser à la Conservation des hypothèques, archives d'Auxerre, 1er bureau (8 rue des Moreaux BP 29 89010 AUXERRE CEDEX, tél. : 03 86 72 50 00).

Les fonds des Archives départementales des Hauts-de-Seine sont répartis dans 2 sous-séries :

• DQ16 pour la période an VII-1889 (registres de formalités uniquement). Ils proviennent de la dévolution des Archives de l’ancien département de  la Seine. La cotation qui leur avait été attribuée alors a été conservée. La concordance cote / n° d’origine du volume est indiquée dans l’instrument de recherche.
• 4Q pour la période 1836-1900 (registres d’ordre et de formalités répartis en 7 sous-séries). Ces registres ont été versés aux ADHS par le bureau des hypothèques de Meaux – le n° d’article de la cote correspond au n° d’origine du volume.

Pour compléter :

• Avant l’organisation des conservations des hypothèques : Contrôle des actes des notaires et sous seing privé, séries C et DC6. Voir les tables d’acquéreurs et de vendeurs ; 

Pour commencer, il faut déterminer de quel bureau dépendait le bien à l’époque considérée. Pour l’actuel département des Hauts-de-Seine il peut s’agir de l’ancien arrondissement de Sceaux, de l’ancien arrondissement de Saint-Denis ou de l’ancien arrondissement de Versailles.

Ensuite, si vous connaissez :

• Un nom : les recherches se font dans l’ordre suivant : indicateurs de tables 4Q1 (recherche du nom patronymique) puis tables alphabétiques 4Q2 (recherche du nom et du prénom) et enfin répertoires de formalités 4Q3 (pour chaque formalité enregistrée sont indiqués le numéro du volume et le folio sur lequel est transcrit l’acte).

Attention pour les tables alphabétiques (4Q2) : des volumes supplémentaires sont placés à la suite du 4Q2/51.
Consulter ensuite le registre de formalités correspondant (4Q4, 4Q5, 4Q6 ou 4Q7, DQ16).

• Une référence (n° de volume et folio) : consulter directement le registre de formalités correspondant. Les références peuvent figurer sur un acte notarié plus récent dans lequel un paragraphe « origine de propriété » mentionne en général les précédents propriétaires et actes de mutation relatifs au bien.

• La date de dépôt de l’acte pour transcription ou inscription à la conservation des hypothèques. Les registres de dépôts (4Q6) existent pour la période 1836-1900. En regard de la date de dépôt est indiqué le n° du vol. dans lequel l’acte a été transcrit (4Q4, 4Q5, 4Q6, 4Q7, DQ16).