L’enregistrement consiste à transcrire sur un registre public des actes dans un but civil (assurer la date d’un acte) et fiscal (percevoir un impôt). Les formalités sont accomplies par les bureaux de l’enregistrement.

Les actes concernés sont :

• Les actes civils : actes de notaire (= actes civils publics), actes sous seing privé et actes administratifs.
• Les actes judiciaires et extrajudiciaires : actes impliquant l’intervention d’un juge ou d’un officier de justice.
• Les déclarations de mutation : successions, donations, baux, cession de fonds de commerce, …

La loi du 26 décembre 1969 a modifié l’ancien système de l’enregistrement en fusionnant les formalités d’enregistrement et de publicité foncière. A compter de 1970 la perception des droits d’enregistrement relève des centres des impôts et ne concerne plus que les mutations par décès.

Typologie des documents
On distingue deux catégories de registres :

1. Les instruments de recherche

• Tables alphabétiques « thématiques » (vendeurs/acquéreurs, testaments, partages, successions acquittées, actes sous seing privé, …). La plupart de ces tables existent de 1791 à 1825 (sauf la table des acquéreurs jusqu’en 1865) ;
• Tables des successions et absences (1825-1969) puis Fiches décès (après 1970) ;
• Répertoire général de l’enregistrement (1866-1969) et Fichier alphabétique (ou fichier mobile) ;
• Renvois (servent à recenser les renseignements échangés entre les bureaux d’enregistrement). Donnent le nom des bureaux concernés par le renvoi ;
• Bordereaux des actes déposés (à partir de 1951).

2. Les registres de formalité (registres de recette)

• Registres de déclarations de succession puis de déclarations de mutations par décès (en 1898) : concerne les mutations de propriété ou d’usufruit de meubles ou immeubles suite à un décès.

Formalité accomplie par les héritiers. Donne des informations sur les déclarants, le défunt et la nature de la succession. Bureau compétent : au lieu du dernier domicile du défunt.

• Actes civils publics (ACP) : actes des notaires et des autorités administratives (préfecture, sous-préfecture, mairies,…).

Donne date et analyse sommaire de l’acte, nom des parties, lieu de résidence du notaire. Bureau compétent : au lieu de résidence du notaire ou du siège de l’administration.

• Actes sous seing privé (ASSP) : actes rédigés par les parties concernées ou par un tiers autre qu’un officier public. Actes portant baux d’immeubles, mutations de fonds de commerce ou de clientèle,...

Enregistrés sur les mêmes registres que les ACP jusqu’en 1799. Formalité accomplie par les parties. Donne les noms des contractants, nature de l’opération. Bureau compétent : au lieu de résidence des parties.

• Actes judiciaires et extrajudiciaires :

Les actes judiciaires sont les jugements des juridictions et actes d’avoués qui contiennent : date, nature du jugement, référence du tribunal, noms des parties. Le bureau compétent est le bureau du siège de la juridiction.  

Les actes extrajudiciaires sont les actes d’huissiers et autres officiers publics ministériels (commissaires priseurs, gardes assermentés, …). Ces actes ne sont pas analysés. 

 3. Autres documents

• Actes sous seing privé : doubles originaux des actes déposés dans les bureaux d’enregistrement à partir de 1918.

Les fonds de l'enregistrement sont classés par bureaux dans la sous-série 3Q jusqu'en 1969, puis dans la série W à partir de 1970. les documents ont été versés jusqu'au début des années 1990, selon les bureaux.

Instruments de recherche

Les fonds de l’enregistrement sont munis de répertoires méthodiques classés par bureau. Un tableau de rattachement des communes aux bureaux de l'enregistrement permet de repérer à quel bureau est rattachée une commune selon les dates.

Communicabilité

Les documents sont communicables à l’issue d’un délai de 50 ans (art. 14 de l’ordonnance 2009-483 du 29 avril 2009).

Les recherches dans les fonds de l’enregistrement nécessitent plusieurs étapes.

1. Identifier le bureau d’enregistrement dont relève l’acte recherché : consultez le tableau de rattachement des communes aux bureaux de l’enregistrement en tête de l’inventaire de la sous-série 3Q.

2. Consulter les instruments de recherche selon la catégorie d’actes recherchés

Succession : Tables alphabétiques des successions acquittées (jusqu’en 1825) puis Table des successions et absences (jusqu’en 1969) puis Fiches décès.

Autres actes (actes administratifs, actes notariés, actes sous seing privé, actes judiciaires et extrajudiciaires) : Tables alphabétiques thématiques (jusqu’en 1825 pour la plupart) puis Répertoire général de l’enregistrement (1866-1969) = registre par « case » auquel on accède par un fichier alphabétique des contribuables : à chaque contribuable correspond un compte (ou case) recensant l’ensemble des actes enregistrés pour cette personne dans l’ordre chronologique de leur passation. Les cases sont classées numériquement. Le fichier alphabétique (lorsqu’il existe) permet de retrouver le numéro du répertoire et de la case associée à un contribuable.

A partir de 1951, les bordereaux des actes déposés récapitulent tous les actes rédigés par les notaires (ACP) : n° d’ordre de l’acte déposé, date et nature de l’acte.

3. Noter les références des actes recherchés : nature et date de l’acte, n° de volume et d’enregistrement, n° de déclaration, …

4. Consulter les registres de formalité (ou recettes) correspondants : succession, ACP, ASSP, actes judiciaires.

Les formalités sont inscrites dans l’ordre chronologique de leur enregistrement. Il s’agit souvent d’une analyse de l’acte et non d’une copie. Les références indiquées dans l’analyse permettent ensuite de consulter l’acte lui-même :

• actes de notaires, se reporter à la sous-série 3E ou à l’étude concernée (selon les dates). Voir Notariat ;
• actes sous seing privé, se reporter aux doubles originaux des actes déposés dans les bureaux d’enregistrement à partir de 1918 ;
• actes judiciaires, se reporter, pour les justices de paix à la sous-série 3U, pour les anciens tribunaux de la Seine aux Archives de Paris, pour ceux de Seine-et-Oise aux Archives départementales des Yvelines.