Un décret de 1926 a donné la possibilité aux notaires de déposer leurs minutes dans les services d’Archives départementales. Depuis la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, les minutes et répertoires des notaires, officiers publics ministériels, ont été reconnus comme archives publiques et doivent obligatoirement être versés aux Archives départementales à l’issue d’un délai de 100 ans. Ce délai a été ramené à 75 ans en 2008.

En raison de la création récente du département des Hauts-de-Seine, les archives notariales sont entrées aux Archives départementales de trois manières :

• Dévolution par les Archives nationales (Minutier central) des archives déposées par 8 études de l’ancien département de la Seine ;
• Dévolution par les Archives départementales des Yvelines des archives déposées par 8 offices de l’ancien département de la Seine-et-Oise ;
• Versements règlementaires depuis 1979 : en complément des fonds déjà collectés ou versements initiaux pour les études plus récentes.

Aujourd’hui les Hauts-de-Seine comptent 52 études dont près de la moitié ont vu le jour après la création du département et, de ce fait, n’ont encore jamais versé leurs archives.

18 fonds sont conservés aux ADHS. Plusieurs cas de figure peuvent se présenter : fonds d’offices supprimés ou disparus, fonds d’études ayant recueilli les minutes d’autres études rattachées, fonds d’études en cours d’activité.

Pour retrouver un acte, il faut, avant tout, connaître l’étude dans laquelle celui-ci a été passé. Il faut donc impérativement connaître le lieu de résidence ou le nom du notaire.

Si :

• Vous connaissez le nom du notaire qui a reçu l’acte : consultez la liste alphabétique des noms de notaires indiquant l’étude de rattachement (classeur 3E Index) puis reportez vous à l’inventaire des archives de l’étude concernée ; consultez également, pour chaque étude, en tête de l’inventaire, le tableau de filiation des notaires qui se sont succédés au sein de l’office ;
• Vous connaissez le lieu de résidence du notaire : utilisez les répertoires chronologiques des actes établis par les notaires (3E1-96). Un double de ces répertoires, déposé auprès du greffe du tribunal, est conservé la sous-série 8U (8U1 à 30).

Les minutes des études supprimées ou disparues ont pu être recueillies par une autre étude. Dans ce cas, elles sont répertoriées dans l’inventaire de l’étude qui les a reçues (voir le classeur 3E Index Liste des études par localités actuelles).

Les inventaires des archives notariales sont placés dans des classeurs suivant l’ordre alphabétique des communes de résidence des notaires. Pour chaque étude est indiqué en tête de l'inventaire la filiation des notaires qui se sont succédé dans l'étude. Se trouvent ensuite la liste des répertoires, puis la liste des minutes dans l'ordre chronologique.

Les répertoires des notaires sont numérisés et accessibles sur les postes informatiques de la salle de lecture.

• Pour retrouver la trace d’un acte et le nom du notaire qui l’a reçu, vous pouvez utiliser les archives de l’enregistrement : série Q et versements W (rechercher dans les actes civils publics).
• Pour les notaires parisiens, la base de données ETANOT établie par les Archives nationales contient toutes les informations utiles permettant de retrouver le nom et l’étude d’un notaire du XVe siècle à nos jours. Voir la base de données, aux archives nationales
• Enfin, on consultera avec profit « le Thomas » Registre-minutier des notariats de la Seine. Mis à jour jusque dans les années 1970, il recense l’ensemble des notaires et tabellions par ordre alphabétique et par étude (disponible en salle de lecture).