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Classer et conserver

Suite à leur entrée aux Archives départementales par versement ou autre procédure, les documents doivent encore être mis en ordre avant d’être livrés au public, tandis que leurs conditions de conservations doivent être assurées. Ce sont les missions du service des traitements.

Magasin
Magasin © Archives départementales des Hauts-de-Seine

Le classement est l'opération intellectuelle et matérielle de mise en ordre du fonds en fonction de l'activité du producteur des archives. La longueur de l’opération dépend du type de documents à classer, de l'état du fonds à son arrivée et du travail réalisé en amont par les services versants.

Les archivistes analysent les documents, c'est-à-dire qu'ils donnent un résumé exact et concis du contenu d'un « article » (il peut s’agir d’une boite, d'un dossier, ou d'un seul document).

Ce travail scientifique est régi par différentes normes, dont les normes internationales ISAD/G (structuration des informations de description des dossiers) et ISAAR-CPF (description des producteurs d'archives du contexte de production). Une fois les dossiers analysés, ceux-ci sont regroupés autour d'un plan de classement réalisé par l'archiviste donnant des points d'accès faciles et logiques aux informations.

Les dossiers sont quant à eux cotés (la cote étant une référence alphanumérique ou numérique qui permet d'identifier les documents). La grande majorité des documents des Archives départementales des Hauts-de-Seine sont cotés dans la série W (archives contemporaines postérieures à 1940).

L'ensemble de ces opérations permet la réalisation d'un instrument de recherche destiné à faciliter la recherche dans les fonds. Cet outil peut avoir plusieurs formes : bordereaux de versement, répertoires numérique ou méthodiques...

L’équipe traitements veille à ce que les documents soient conservés dans un conditionnement adapté, dépoussiérés et, le cas échéant, désinfectés. Certains documents peuvent faire l’objet d’une restauration (en interne ou à l’extérieur).

Les documents sont ensuite rangés dans les magasins d’archives, où l’on veille à maintenir un niveau de température de 18 à 20° C, et d’humidité relative de 50 à 55 %. Ces préconisations peuvent varier en fonction de la nature du support des archives : papier, parchemin, calque, films, CD. Le plus important est néanmoins d’éviter les variations brutales de température et d’humidité.

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Voir Aussi

  • Classement et description

    Panorama des normes régissant le classement et la description des archives sur le site du Service interministériel des Archives de France (SIAF).

    En savoir plus La conservation des documents

    Quelques règles essentielles relatives à la conservation et la restauration des documents sur le site du SIAF.

    En savoir plus